O mně     Twitter

ARCHIV – tento článek je již staršího data. Doufám, že mnoho myšlenek v něm je stále platných, avšak některé informace již mohou být zastaralé.  

Jak se organizujete?

24.10.2007

Osobní produktivita je základem úspěchu, ať už děláte cokoliv. A pro dobrou produktivitu potřebujete určitý systém sebeorganizace. Mám pocit, že se sebeorganizací mají často lidé kolem webu problémy, a proto zde popíšu, jak se organizuji já. Rád se také dozvím, jak to děláte vy.

Na začátek ještě upozorňuji, že systém sebeorganizace, který popíšu, funguje dobře pro mě. Pro vás možná bude nejlépe fungovat něco jiného nebo nějak modifikovaného, proto ho berte jen jako inspiraci.

Software

Jako základní software pro sebeorganizaci používám Microsoft Outlook, ale klidně by místo něj šel používat nějaký jiný podobný program – např. Lotus Notes.

Úkoly

Evidence úkolů jsou takový základ. Jak to u mě vypadá konkrétně:

  • Úkoly dělím do kategorií podle projektů, na kterých pracuji, přičemž si je i podle kategorií nechávám řadit do skupin. (Outlook umožňuje si se zobrazováním úkolů docela pohrát.)
  • V rámci každé kategorie dávám úkolům priority. V Outlooku jsem si navíc dodefinoval zobrazení podle priorit, takže úkoly s nejnižší prioritou jsou malým šedivým písmem, zatímco nejdůležitější úkoly větším tučným písmem.
  • Kromě základních kategorií a priorit ještě používám dvě speciální kategorie: !Neccessary pro úkoly, které musím aktuálně řešit, a @ Aktuálně pro úkoly, které bych měl řešit hned potom, nebo pro případy, kde musím na něco dohlížet.

    Každý úkol se obvykle nachází v kategorii svého projektu a volitelně v jedné z těchto kategorií – jedná se tedy o jakési vytahování aktuálních věcí nahoru (k tomu tam jsou ty podivné znaky na začátku, aby se mi tyto kategorie zobrazovaly nad všemi ostatními). Díky tomu se nemusím neustále probírat dlouhým seznamem úkolů, ale orientuji se na to důležité.

  • Každému úkolu se dají obvykle přiřazovat stavy – z těch používám stav „Čeká se na někoho dalšího“, pokud jsem úkol někomu zadal nebo čekám na reakci klienta či spolupracovníka. Úkol s takovým stavem se mi zobrazuje kurzívou, díky tomu ho můžu na určité úrovni ignorovat.

    Z dalších stavů už používám pouze „Dokončeno“, aby se mi úkol přestal zobrazovat. Ostatní stavy nepoužívám, je to pro mě pouze byrokracie s malým efektem.

  • Detaily k úkolu píšu přímo do políčka k tomu určenému. Výhodou je, že se do něj dají vložit i celé soubory, stejně jako možnost psát kdekoliv v textovém poli stejně jako v programu OneNote.

    Rozsáhlejší detaily mám obvykle uložené na svém počítači nebo v nějakém projektovém systému, např. Basecamp nebo ProjectPier, přičemž u úkolu se na ně pouze odkazuji.

  • Pokud se musím něčemu věnovat v určitý den či čas, používám připomenutí.

E-maily

  • Vždy se snažím mít „čistý stůl“. Každý e-mail, který mi přijde, buď hned přečtu a případně vyřídím, nebo ho jinak zařadím. (Toto je mimochodem jeden z principů Getting Things Done, i když jsem o tom původně nevěděl.)
  • Nyní blíže k tomu „zařazování“:
    • E-maily, které vyřídím rychle a v nejbližší době, pouze označím praporkem. E-maily s praporkem se mi zobrazují ve speciální složce (pohledu) „Zpracovat“.
    • E-maily, které nevyřídím hned, zařadím do jedné z kategorií úkolů, čímž se z nich stane úkol a začnou se mi také v příslušné kategorii v Úkolech zobrazovat. Další možnost je vytvořit rovnou nový úkol s termínem a připomenutím, a s e-mailem nijak nepracovat.
  • Ve složce „Doručená pošta“ tedy udržuji stále nulový počet nepřečtených e-mailů.
  • E-maily netřídím do složek – pokud potřebuji nějakou starší zprávu, používám vyhledávání.

Další pravidla

  • Pokud se sejde v jedno období větší množství úkolů, ve kterém je těžké se vyznat, organizuji si je do jednotlivých dní, abych se věnoval v omezeném čase tomu nejdůležitějšímu. Pokud mi ale na tuto organizaci stačí hlava, nic takového nedělám, opět se jedná o zbytečnou „sebebuzeraci“.
  • Obecně je důležité eliminovat ze systému sebeorganizace jakoukoliv zbytečnou a časově náročnou byrokracii, protože vás odrazuje od jeho používání.
  • V závěru bych se také rád vyjádřil k používání mobilních zařízení pro sebeorganizaci. Sám mám dva roky starý telefon, který si nesynchronizuji s počítačem. Naopak, používám ho pro evidenci všedních úkolů, jako koupit mléko nebo zajet s autem do servisu – tyto úkoly si neeviduji na počítači.

    Než začnete křičet, jakto že už dávno nemám PDA, pokusím se odpovědět. Důvodem mojí zaostalosti je, že si nechci nosit práci všude s sebou – ze stejného důvodu ani nechci číst svoje maily přes mobil. Na mobilu používám pro práci pouze kalendář, protože ten potřebuji mít vždy u sebe.

  • Myslím si, že stejně tak jako si vybudujete systém sebeorganizace, je také důležité, abyste ho důsledně používali – už žádné papíry s poznámkami a úkoly, které si jenom pamatujete. Vše musí jít přes váš systém, jinak budete fungovat ve stejném zmatku, jako doposud.

    A poté již zbývá pouze úkoly plnit – s tím vám asi nikdo nepomůže, chce to být trochu pracovitý. Jediná věc, která mi v té pracovitosti pomáhá, je stanovovat si termíny na práci, i když vám je nedává nikdo jiný.

Podělte se také!

Rád bych tímto spotem podnítil své čtenáře a také ostatní bloggery, aby napsali, jak přistupují k sebeorganizaci oni. Řada z vás jistě přišla na spoustu užitečných tipů a postupů, takže se nenechte pobízet a napište buď sem nebo na svůj blog, jak to děláte vy!

22 komentářů od čtenářů

 

Přidat komentář

1. Radek Hulán | 24.10.2007, 12.45

Dělám to podobně, ale... zapomínáš na dostupnost dat.

Telefon spojený s PDA je totiž mimořádně důležitý, tedy telefon s Windows Mobile.

Realita je taková, že když si řadu úkolů a poznámek člověk nemůže zapsat mobilně, nezapíše si je vůbec, respektive, až je u desktopu (třeba příští den), tak na to zapomene. Stačí meeting u klienta, pár hovorů, z nichž plynou nějaké úkoly, a kam si je zapíšeš? Stejně tak mobilní email.

Samotný Outlook je samozřejmě parádní základ pro organizaci času, kontrolu, i práci na projektech, ale druhý základ je mít tato data neustále u sebe. Tedy Windows Mobile, Outlook Mobile, případně i Windows Live Mail a Windows Live Messenger.

Záleží samozřejmě na typu práce, ale 100% času u počítače nesedí nikdo. Moje produktivita neuvěřitelně vzrostla, když jsem přešel na kombinaci Outlook jako email, PIM a Contact Manager na PC, to samé na notebooku, a to samé v mobilní verzi na HTC Kaiser: http://radekhulan.cz/img/htc-kaiser/htc-kaiser-1.jpg

Navíc je geniální věc mít toto všechno synchronizované, takže mám Windows Live Custom Domains pro @hulan.cz (tedy Live.com pro hulan.cz doménu), veškeré emaily a s nimi spojené úkoly jsou na Live.com, a dělá se automatický sync na desktop, notebook i telefon.

A vše je plně automatické. O nic se nestarat a mít data pořád u sebe, to je úžasná věc.

2. Radek Hulán | 24.10.2007, 12.54

Další skvělá věc k organizaci času je GPS a navigace na mobilu.

Flow je asi jasné. Přijde mi do Outlooku email, požadavek na schůzku, já z toho udělám úkol, zařadím jej jedním kliknutím do kategorie třeba "Webdesign - smlouvy", a zároveň se mi udělá automatický sync do telefonu (HTC Kaiser).

Hodinu před meetingem se mi telefon ozve s reminderem, protože nejsem u PC, zapnu tedy navigaci na telefonu, v TomTom 6 si vyhledám daný kontakt, u něj mám uloženou adresu (pokud jej nemám u kontaktu, bude u onoho emialu, který se mi automaticky synchronizoval na Outlook Mobile), a na tuto adresu se nechám opět zcela automaticky navigovat. Nemusím hledat nějakou uličku na Proseku na papírové mapě..

Vše to 100% funguje, člověk na nic nezapomíná, dobře si organizuje čas, a i pokud si potřebuje "osvěžit paměť" o půlnoci na party, má data u sebe.

Doporučuji to vyzkoušet. Lepší integrace a funkčnost než dnešní Microsoftí produkty neexistuje.

3. mardon | 24.10.2007, 13.33

Mohu se zeptat jak zaradis mail do kategorie ukolu? Me to nejak nefunguje, tak jak je v clanku popsano?

4. Slope | 24.10.2007, 14.20

K těm e-mailům - já jsem si naopak třídění do složek velice oblíbil, protože můžu mít pod kontrolou veškerou komunikaci např. k jednomu danému klientovi. Funkce vyhledávání nemusí najít vše.

5. Filip | 24.10.2007, 14.22

Z velké části jsi popsal metodu Inbox Zero Merlina Manna - je skvělé, že na to někdo dojde sám. Já se až do objevu Mannova "návodu" bezradně topil v nevyřízených mailech :)

Co se týče úkolování a správy projektů, po dlouhé a vyčerpávající odysei skrze různé GTD nástroje a systémy jsem skončil u obyčejného papírového Moleskine poznámkového bloku / diáře.

Sice mě vždy bavilo poznávat nové a nové GTD aplikace, ale u každé z nich jsem měl po nějaké době pocit, že víc organizuji, typologizuji a "pohrávám si" než dělám. A to je samozřejmě špatně.

Co se týče toho Inbox Zero, původní pojednání najdete zde:
http://www.43folders.com/izero/
a můj překlad zde:
http://reklama.visible.cz/cz/b … -z-emailu-a-byt-produktivni

6. Jiří Lysek | 24.10.2007, 14.49

Já používám pro každodenní úkoly mobil a kalendář v něm.
Jinak většinu pracovních úkolů mám v emailech. Používám Thunderbirda kde se mi to automaticky třídí do příslušných složek pomocí filtrů. Je to výborná věc. Tak hned vím jestli je email důležitý nebo nestojí za nic. Thunderbirda vůbec nevypínám a je spuštěný pořád.
Každopádně zajímavý návod na optimalizaci úkolů a dne. PDA je mým názorem tak trochu zbytečná věc. Jenom by to člověka nutilo pracovat i o volných chvílích což není dobré.
Díky

7. Misha | 24.10.2007, 16.44

maily: věci, které potřebují vyřídit během několika dnů a nemohu je vyřídit hned, tak v gmailu oznaším jako Starred. Ostatní se snažím přeposlat zaměstnancům k vyřízení.

úkoly: opravdu důležité věci spojené s časovým údajem si poznačím do mobilu a nechám se na ně upozornit. Ostatní věci si píšu heslovitě na papír (takový offline tag cloud), čím důležitější, tím výrazněji. Zatím nic technického nenahradilo psychické uvolnění poté, co mohu splněný úkol přeškrtnout, v případě opravdu velkého opruzu přeškrtnout výrazně :)

Pokud je papír zaplněn, přepíšu na další to co je nesplněno a začíná odznova. Kapacita listu A4 zároveň s jistým nadhledem označuje moji pracovní kapacitu, pokud by úkolů přibývalo a nevlezly se na A4, tak je holt musí udělat někdo jiný.

Přepisování nesplněných věcí na čistý papír zároveň vede k evaulaci, zda je ta věc opravdu důležitá a zda se něco stane, pokud se nechá vyhnít. Protože mnoho návodů na organizaci času se tváří, jako by nesplněné úkoly, které se nechají vyhnít neexistovaly :)

8. Edie | 24.10.2007, 18.23

Díky za zajímavý článek! Jakou verzi Outlooku používáš?

9. habendorf | 24.10.2007, 18.53

Teď se to úplně stydím říct, ale já používám ... hlavu. Vím, že je to se mnou napováženou :o( Ale stejně jako výše zmíněný HTC, i moje hlava se vcelku dobře a automaticky synchronizuje s Outlookem :o)

10. Ivo | 24.10.2007, 23.00

To nejsi habendorfe sám. Moje hlava se zase synchronizuje s Thundebirdem. I když obšas dochází k výpadků během přenosu :)

11. Pavel | 25.10.2007, 17.03

Já zase naopak nestíhám a nemám (zatím) (bohužel) pořádnou sebeorganizaci.
Hledám poslední dobou spásné řešení, zatím beznadějně. Něco, kam si přeskupím všechny TODO z různých texťáků, excelů, emailů, apodobně.
Měl by to být program, který v první řadě bude umět seznamy úkolů, seznam bude patřit pojmenované kategorii (s výběrem symbolické ikony) a kategorie přeskupovat a vnořovat dle libosti. Nebo místo výčtu úkolů přidám "dokument". Dále plánovač, kalendář atd. Nepotřebuji synchronizaci na PDA ani s nějakou databází na webu. Ani nechci molocháckou aplikaci outluk.
Nevíte o nějakém free řešení? Hrozně se mi například líbil WinOrganizer. Ten stojí ale dost.

13. Dundee | 25.10.2007, 21.36

Me se velice osvedcil TodoList od Abstract Spoon. Je to freeware a opravdu velice schopny. Umi libovlone vetvit projekty, prirazovat priority, terminy, pocitat cas straveny na ukolu/projektu, vypocitavat vyslednou mzdu, procentualni splneni, atd. Mimoto se nemusi instalovat, takze se da nosit na flashce stale s sebou...

14. Acheta | 25.10.2007, 23.33

Nelze než souhlasit s organizací přes Outlook. Já k tomu používám ještě gadgety pro vista sidebar, které zobrazí několik nejdůležitějších úkolů a blízkých událostí. Tak mám přehled o tom nejdůležitějším i mimo otevřený Outlook (Outlook ovšem musí být spuštěný, aby se data mohla načíst)

15. ok | 26.10.2007, 12.50

Pro uchovavani informaci trvalejsiho charakteru se mi velmi osvedcila dokuwiki, kterou mam nainstalovanou online v zaheslovanem adresari. Vsechno je pekne na jednom miste: jednoduse se to aktualizuje, pridava novy obsah a nachazeji se starsi informace ... ( ukazka dokuwiki instalace, ktera tento zpusob pouziti dobre ilustruje je na http://www.usewiki.net/dokuwiki/ )

Doporucuji knihu "The 7 habits of highly effective people" od Stephen Covey. Zvyk cislo 2 (First things first) nabizi velmi prakticky navod na efektivni organizaci.

16. markonius | 27.10.2007, 11.24

Používám GMail, Google Calendar, malý notýsek a gelovou propisku :) Moje organizace projektů je založena na tom, že to co nosím v hlavě si nepotřebuji psát a to co pro mě není tak podstatné, abych si to pamatoval není potřeba dělat :)

17. Fox Axe | 28.10.2007, 10.09

Možná jsem staromódní ale úplně si vystačím s obyčejným papírovým diářem.

18. Martin Snížek | 28.10.2007, 16.24

Díky vám všem za zajímavé tipy. Musím říct, že některé mě opravdu dovedly k zamyšlení a možná podle nich svůj systém pozměním. Nyní ke dvoum otázkám:

[3] "Mohu se zeptat jak zaradis mail do kategorie ukolu? Me to nejak nefunguje, tak jak je v clanku popsano?"

Já jsem ten článek nechtěl komplikovat uváděním technických podrobností, ale dosáhneš toho tak, že kromě kategorie ještě označíš zprávu praporkem :-)

[8] "Jakou verzi Outlooku používáš?"

Tu nejnovější, Outlook 2007 - je to velký rozdíl oproti minulé verzi.

19. mardon | 29.10.2007, 10.28

ad 18
Nevim co delam spatne , ale ani po oznaceni praporkem se mi mail neobjevuje v ukolech. Mam outlook 2003

20. Adam | 30.10.2007, 1.55

Myslim, ze nebudu jedinej pracujici, kterej si nejradsi nechava vsechnu praci na posledni chvili. Ani tak bych nepotreboval organizaci mailu/ukolu/schuzek v PC/mobilu, jako opravdu cistou organizaci sebe sama. Na to vsak zadna technologie zatim bohuzel neni :)

21. brAdka | 5.11.2007, 11.01

Také používám Outlook 2007, ale neprovádím s ním tolik operací. Mám jen pár složek s názvy projektů a úkoly využívám základním způsobem. Ze začátku jsem zkoušel více pracovat s outlookem, ale důslednost mi zabírala hodně času, proto jsem od "hraní" upustil. Mobil k práci moc nepoužívám, pouze kalendář nechávám připomínat mi každodenní úkoly jako nákupy nebo narozeniny kamarádů.

22. Michal | 7.11.2007, 19.39

Také přemýšlím jak si lépe organizovat svůj čas. Uvažoval jsem Outlooku 2007. ale narazil jsem na tento problém.
Pracuji na vysoké škole, kde máme Lotus Notes verzi 6.5. Použvám ho jen na maily.
Více jsk polovinu práce ale dělám doma, kde mám starou verzi Outlooku 2002 a tu zase používám jen na kalendář úkoly a kontakty (i kvuli PDA). Ke školnímu lotusu se můžu připojit pomocí domino web access.

Když budu doma používat outlook na všechno, tak mohu využít vše o čem tady píšete. Nicméně když přijdu do školy tak tam si maily pustím v Lotus Notes a jestli tomu rozumím, tak když si něco změním tam, tak si rozhážu to nastavení v outlooku.

Nebo se můžsu smířit s tím, že na všechno budu používat Lotus Notes s tím, že budu mít problémy s PDA a podobně.

Neporadíte někdo, jak postupovat?

Přidat komentář

Diskuse již není aktuální, další komentáře tedy není možné přidávat. Pokud mi i přesto chcete sdělit svůj názor na článek, kontaktujte mě.

© Martin Snížek 2005-2019.   ISSN 1802-2103.