Jak se organizujete?

1. Radek Hulán | 24.10.2007, 12.45

Dělám to podobně, ale... zapomínáš na dostupnost dat.

Telefon spojený s PDA je totiž mimořádně důležitý, tedy telefon s Windows Mobile.

Realita je taková, že když si řadu úkolů a poznámek člověk nemůže zapsat mobilně, nezapíše si je vůbec, respektive, až je u desktopu (třeba příští den), tak na to zapomene. Stačí meeting u klienta, pár hovorů, z nichž plynou nějaké úkoly, a kam si je zapíšeš? Stejně tak mobilní email.

Samotný Outlook je samozřejmě parádní základ pro organizaci času, kontrolu, i práci na projektech, ale druhý základ je mít tato data neustále u sebe. Tedy Windows Mobile, Outlook Mobile, případně i Windows Live Mail a Windows Live Messenger.

Záleží samozřejmě na typu práce, ale 100% času u počítače nesedí nikdo. Moje produktivita neuvěřitelně vzrostla, když jsem přešel na kombinaci Outlook jako email, PIM a Contact Manager na PC, to samé na notebooku, a to samé v mobilní verzi na HTC Kaiser: http://radekhulan.cz/img/htc-kaiser/htc-kaiser-1.jpg

Navíc je geniální věc mít toto všechno synchronizované, takže mám Windows Live Custom Domains pro @hulan.cz (tedy Live.com pro hulan.cz doménu), veškeré emaily a s nimi spojené úkoly jsou na Live.com, a dělá se automatický sync na desktop, notebook i telefon.

A vše je plně automatické. O nic se nestarat a mít data pořád u sebe, to je úžasná věc.

2. Radek Hulán | 24.10.2007, 12.54

Další skvělá věc k organizaci času je GPS a navigace na mobilu.

Flow je asi jasné. Přijde mi do Outlooku email, požadavek na schůzku, já z toho udělám úkol, zařadím jej jedním kliknutím do kategorie třeba "Webdesign - smlouvy", a zároveň se mi udělá automatický sync do telefonu (HTC Kaiser).

Hodinu před meetingem se mi telefon ozve s reminderem, protože nejsem u PC, zapnu tedy navigaci na telefonu, v TomTom 6 si vyhledám daný kontakt, u něj mám uloženou adresu (pokud jej nemám u kontaktu, bude u onoho emialu, který se mi automaticky synchronizoval na Outlook Mobile), a na tuto adresu se nechám opět zcela automaticky navigovat. Nemusím hledat nějakou uličku na Proseku na papírové mapě..

Vše to 100% funguje, člověk na nic nezapomíná, dobře si organizuje čas, a i pokud si potřebuje "osvěžit paměť" o půlnoci na party, má data u sebe.

Doporučuji to vyzkoušet. Lepší integrace a funkčnost než dnešní Microsoftí produkty neexistuje.

3. mardon | 24.10.2007, 13.33

Mohu se zeptat jak zaradis mail do kategorie ukolu? Me to nejak nefunguje, tak jak je v clanku popsano?

4. Slope | 24.10.2007, 14.20

K těm e-mailům - já jsem si naopak třídění do složek velice oblíbil, protože můžu mít pod kontrolou veškerou komunikaci např. k jednomu danému klientovi. Funkce vyhledávání nemusí najít vše.

5. Filip | 24.10.2007, 14.22

Z velké části jsi popsal metodu Inbox Zero Merlina Manna - je skvělé, že na to někdo dojde sám. Já se až do objevu Mannova "návodu" bezradně topil v nevyřízených mailech :)

Co se týče úkolování a správy projektů, po dlouhé a vyčerpávající odysei skrze různé GTD nástroje a systémy jsem skončil u obyčejného papírového Moleskine poznámkového bloku / diáře.

Sice mě vždy bavilo poznávat nové a nové GTD aplikace, ale u každé z nich jsem měl po nějaké době pocit, že víc organizuji, typologizuji a "pohrávám si" než dělám. A to je samozřejmě špatně.

Co se týče toho Inbox Zero, původní pojednání najdete zde:
http://www.43folders.com/izero/
a můj překlad zde:
http://reklama.visible.cz/cz/b … -z-emailu-a-byt-produktivni

6. Jiří Lysek | 24.10.2007, 14.49

Já používám pro každodenní úkoly mobil a kalendář v něm.
Jinak většinu pracovních úkolů mám v emailech. Používám Thunderbirda kde se mi to automaticky třídí do příslušných složek pomocí filtrů. Je to výborná věc. Tak hned vím jestli je email důležitý nebo nestojí za nic. Thunderbirda vůbec nevypínám a je spuštěný pořád.
Každopádně zajímavý návod na optimalizaci úkolů a dne. PDA je mým názorem tak trochu zbytečná věc. Jenom by to člověka nutilo pracovat i o volných chvílích což není dobré.
Díky

7. Misha | 24.10.2007, 16.44

maily: věci, které potřebují vyřídit během několika dnů a nemohu je vyřídit hned, tak v gmailu oznaším jako Starred. Ostatní se snažím přeposlat zaměstnancům k vyřízení.

úkoly: opravdu důležité věci spojené s časovým údajem si poznačím do mobilu a nechám se na ně upozornit. Ostatní věci si píšu heslovitě na papír (takový offline tag cloud), čím důležitější, tím výrazněji. Zatím nic technického nenahradilo psychické uvolnění poté, co mohu splněný úkol přeškrtnout, v případě opravdu velkého opruzu přeškrtnout výrazně :)

Pokud je papír zaplněn, přepíšu na další to co je nesplněno a začíná odznova. Kapacita listu A4 zároveň s jistým nadhledem označuje moji pracovní kapacitu, pokud by úkolů přibývalo a nevlezly se na A4, tak je holt musí udělat někdo jiný.

Přepisování nesplněných věcí na čistý papír zároveň vede k evaulaci, zda je ta věc opravdu důležitá a zda se něco stane, pokud se nechá vyhnít. Protože mnoho návodů na organizaci času se tváří, jako by nesplněné úkoly, které se nechají vyhnít neexistovaly :)

8. Edie | 24.10.2007, 18.23

Díky za zajímavý článek! Jakou verzi Outlooku používáš?

9. habendorf | 24.10.2007, 18.53

Teď se to úplně stydím říct, ale já používám ... hlavu. Vím, že je to se mnou napováženou :o( Ale stejně jako výše zmíněný HTC, i moje hlava se vcelku dobře a automaticky synchronizuje s Outlookem :o)

10. Ivo | 24.10.2007, 23.00

To nejsi habendorfe sám. Moje hlava se zase synchronizuje s Thundebirdem. I když obšas dochází k výpadků během přenosu :)

11. Pavel | 25.10.2007, 17.03

Já zase naopak nestíhám a nemám (zatím) (bohužel) pořádnou sebeorganizaci.
Hledám poslední dobou spásné řešení, zatím beznadějně. Něco, kam si přeskupím všechny TODO z různých texťáků, excelů, emailů, apodobně.
Měl by to být program, který v první řadě bude umět seznamy úkolů, seznam bude patřit pojmenované kategorii (s výběrem symbolické ikony) a kategorie přeskupovat a vnořovat dle libosti. Nebo místo výčtu úkolů přidám "dokument". Dále plánovač, kalendář atd. Nepotřebuji synchronizaci na PDA ani s nějakou databází na webu. Ani nechci molocháckou aplikaci outluk.
Nevíte o nějakém free řešení? Hrozně se mi například líbil WinOrganizer. Ten stojí ale dost.

12. Radek Hulán | 25.10.2007, 17.07

Související:
http://radekhulan.cz/item/orga … aneb-proc-mam-rad-microsoft

13. Dundee | 25.10.2007, 21.36

Me se velice osvedcil TodoList od Abstract Spoon. Je to freeware a opravdu velice schopny. Umi libovlone vetvit projekty, prirazovat priority, terminy, pocitat cas straveny na ukolu/projektu, vypocitavat vyslednou mzdu, procentualni splneni, atd. Mimoto se nemusi instalovat, takze se da nosit na flashce stale s sebou...

14. Acheta | 25.10.2007, 23.33

Nelze než souhlasit s organizací přes Outlook. Já k tomu používám ještě gadgety pro vista sidebar, které zobrazí několik nejdůležitějších úkolů a blízkých událostí. Tak mám přehled o tom nejdůležitějším i mimo otevřený Outlook (Outlook ovšem musí být spuštěný, aby se data mohla načíst)

15. ok | 26.10.2007, 12.50

Pro uchovavani informaci trvalejsiho charakteru se mi velmi osvedcila dokuwiki, kterou mam nainstalovanou online v zaheslovanem adresari. Vsechno je pekne na jednom miste: jednoduse se to aktualizuje, pridava novy obsah a nachazeji se starsi informace ... ( ukazka dokuwiki instalace, ktera tento zpusob pouziti dobre ilustruje je na http://www.usewiki.net/dokuwiki/ )

Doporucuji knihu "The 7 habits of highly effective people" od Stephen Covey. Zvyk cislo 2 (First things first) nabizi velmi prakticky navod na efektivni organizaci.

16. markonius | 27.10.2007, 11.24

Používám GMail, Google Calendar, malý notýsek a gelovou propisku :) Moje organizace projektů je založena na tom, že to co nosím v hlavě si nepotřebuji psát a to co pro mě není tak podstatné, abych si to pamatoval není potřeba dělat :)

17. Fox Axe | 28.10.2007, 10.09

Možná jsem staromódní ale úplně si vystačím s obyčejným papírovým diářem.

18. Martin Snížek | 28.10.2007, 16.24

Díky vám všem za zajímavé tipy. Musím říct, že některé mě opravdu dovedly k zamyšlení a možná podle nich svůj systém pozměním. Nyní ke dvoum otázkám:

[3] "Mohu se zeptat jak zaradis mail do kategorie ukolu? Me to nejak nefunguje, tak jak je v clanku popsano?"

Já jsem ten článek nechtěl komplikovat uváděním technických podrobností, ale dosáhneš toho tak, že kromě kategorie ještě označíš zprávu praporkem :-)

[8] "Jakou verzi Outlooku používáš?"

Tu nejnovější, Outlook 2007 - je to velký rozdíl oproti minulé verzi.

19. mardon | 29.10.2007, 10.28

ad 18
Nevim co delam spatne , ale ani po oznaceni praporkem se mi mail neobjevuje v ukolech. Mam outlook 2003

20. Adam | 30.10.2007, 1.55

Myslim, ze nebudu jedinej pracujici, kterej si nejradsi nechava vsechnu praci na posledni chvili. Ani tak bych nepotreboval organizaci mailu/ukolu/schuzek v PC/mobilu, jako opravdu cistou organizaci sebe sama. Na to vsak zadna technologie zatim bohuzel neni :)

21. brAdka | 5.11.2007, 11.01

Také používám Outlook 2007, ale neprovádím s ním tolik operací. Mám jen pár složek s názvy projektů a úkoly využívám základním způsobem. Ze začátku jsem zkoušel více pracovat s outlookem, ale důslednost mi zabírala hodně času, proto jsem od "hraní" upustil. Mobil k práci moc nepoužívám, pouze kalendář nechávám připomínat mi každodenní úkoly jako nákupy nebo narozeniny kamarádů.

22. Michal | 7.11.2007, 19.39

Také přemýšlím jak si lépe organizovat svůj čas. Uvažoval jsem Outlooku 2007. ale narazil jsem na tento problém.
Pracuji na vysoké škole, kde máme Lotus Notes verzi 6.5. Použvám ho jen na maily.
Více jsk polovinu práce ale dělám doma, kde mám starou verzi Outlooku 2002 a tu zase používám jen na kalendář úkoly a kontakty (i kvuli PDA). Ke školnímu lotusu se můžu připojit pomocí domino web access.

Když budu doma používat outlook na všechno, tak mohu využít vše o čem tady píšete. Nicméně když přijdu do školy tak tam si maily pustím v Lotus Notes a jestli tomu rozumím, tak když si něco změním tam, tak si rozhážu to nastavení v outlooku.

Nebo se můžsu smířit s tím, že na všechno budu používat Lotus Notes s tím, že budu mít problémy s PDA a podobně.

Neporadíte někdo, jak postupovat?